Herken je dat?

Dat je na de vakantie bruist van de ideeën en vol goede moed een nieuw schrijfboekje aanbreekt.

Dat je je plannen uitschrijft, en er echt zoveel zin in hebt.

Maar dat het na korte tijd alweer vervliegt, de dagelijkse dingen je inhalen.

Ik houd ook van dromen hoor, en nieuwe schrijfboekjes aanbreken. Nog liever heb ik dat er wat van terecht komt, van zo’n mooi idee.

In de meeste organisaties lijkt het huidige jaarplan verdacht veel op het vorige. Het idee is wederom op papier uitgewerkt tot een concreet plan.

Alleen, met zo’n plan gaat het wel eens mis.

Dat plan mislukt. Niet plan zelf, maar de uitvoering. Omdat het helemaal niet reëel is wat de organisatie heeft bedacht. Het kost meer tijd. Er is veel minder tijd dan verwacht.

Daarom werk ik met een roadmap voor 90 dagen.

I know. Weer een Engelse term. Je mag ook routekaart zeggen, of wat jij prettig vindt. Desnoods noem je het je Doelen TOMTOM. Wat jou past. Het gaat erom dat je uitstippelt wat je gaat doen. En dat vervolgens ook echt doet.

Waarom 90 dagen in die roadmap?

Of ‘t nu tien jaar of een jaar is: we overschatten onszelf schromelijk.

Waarschijnlijk besteedde jouw organisatie ook meer tijd aan het bedenken van het plan dan aan hoe je het werkelijk kon uitvoeren. Niemand wist wat ze precies moesten doen.

Dit jaar schrijven we met frisse moed een vergelijkbaar plan, met een nieuwe kaft. Zo ziet niemand dat we telkens in dezelfde valkuil stappen.

Dat kan dus anders. Hoe dan?

Ik kijk wat ik komend jaar wil bereiken en deel dat op in vier onderdelen. Zo heb ik elk kwartaal 1 doel om te bereiken. En ik creëer vier natuurlijke momenten om te kijken hoe het gaat, in tegenstelling tot dat ene frisse-na-de-vakantie-blanco-schrijfboekje.

Dan bekijk ik mijn agenda. Wat staat er in mijn agenda dat mijn kwartaal korter maakt dan ik nu vooraf denk?

Oh wacht, ik ben zelf een weekje op vakantie en daarna zijn mijn collega’s er niet.
Shoot, ik weet ook dat mijn baas een belangrijk project in dit kwartaal wil waarmaken - dat zal ook mij extra werk opleveren.
En dan is er nog de afronding van de standaard jaarcyclus en moet ik mijn cijfers aanleveren.

Als ik goed kijk, heb ik helemaal geen 90 dagen om aan mijn doel te werken.

Een kwartaal bestaat helemaal niet uit 90 dagen waarin je kan werken. En als jij kwartaal zegt, geef je je brein het signaal ‘ik heb alle tijd’. Door het aantal dagen vooraf uit te stippelen blijk je minder tijd te hebben dan gedacht. Dat geeft je brein het signaal ‘aan de slag’.

En hier begint het realistisch maken van een roadmap. Hoeveel tijd heb je echt?

Dankzij de zomer en kerstvakantie is er sowieso minder tijd.
Vakanties van jou en collega’s lopen nooit gelijk.
Tel trouwens ook de vrije maandagen in het voorjaar bij elkaar op.
Door vakanties die niet gelijk lopen is het najaar effectief ook maar van september tot november. Dat is maar drie maanden.

Dat is schrikken.

Ik zei toch, we overschatten wat we kunnen waarmaken in een jaar. En dat ligt niet allemaal aan onszelf. Ik bedoel, al die vakanties! Alleen, door je kwartaal overzichtelijk te maken, kun je je wel beter voorbereiden op wat er echt kan, en in hoeveel tijd dat haalbaar is.

We onderschatten onszelf ook zeg je?

Ja. Als je het goed organiseert, dan kun je in dat kwartaal ook echt wat neerzetten. Te vaak verspillen we onze tijd - zonder kwade intentie - gewoon omdat we het niet goed organiseren. En dat is zonde. Daar komt die roadmap van pas, zodat je simpel en overzichtelijk jezelf bij de les kunt houden.

Van achter naar voren

We beginnen achteraan, aan het einde van het kwartaal. Wat wil je gedaan hebben?

Ik pak even een werkproject als voorbeeld, zodat je ziet hoe het in z’n werk gaat. De komende maanden ontwikkel ik een nieuwe cursus.

Zoals gezegd is de eerste stap mijn agenda bekijken hoe die 90 dagen er uit zien. Ik zit middenin een verbouwing en verhuizing vanaf november. Die weken kan ik prima werken, maar niet een nieuw project van de grond krijgen. Mijn hoofd is dan te druk. Je kunt je maar op een ding tegelijk focussen. Keuzes maken dus.

Op basis van de tijd die beschikbaar is, kies ik een einddoel dat ik werkelijk kan bereiken.

In dit geval is het einddoel een pilotversie van de cursus. Ik wilde eigenlijk dat de cursus definitief gemaakt, als pilot gedraaid heeft (en gepromoot is) en geëvalueerd en aangepast is. Wow, dat zijn vier dingen in een kwartaal. Misschien is dat toch wat veel om voor de verhuizing waar te maken. Daarom pas ik het doel aan, naar wat ik realistisch acht. Alleen dan kan ik het ook werkelijk halen.

Zie je? Doordat ik van achter naar voren werk, kom ik erachter wat realistisch is, op basis van hoeveel tijd ik inschat dat dingen kosten (1), en hoeveel tijd ik werkelijk heb (2). We willen vaak te veel - en dat naast de dingen die we toch al moeten doen.

Als je realistisch bent in je doel, blijkt dat je in elk kwartaal een doel kunt bereiken. En dat bedoel ik met onderschatten. Een te hoog gegrepen doel verlamt je al na twee maanden. Goede haalbare doelen ten opzichte van de tijd die je hebt maakt dat je vier keer per jaar iets kunt bereiken. Met vier doelen per jaar maak je ontzettende vaart. En ja, dat is precies wat je nu nog onderschat. Je kunt veel meer waarmaken dan je denkt.

Of je nou in een grote organisatie werkt, waar je al meerdere keren een herkenbaar jaarplan voorbij zag komen. Of je eigen notitieboekje ieder jaar met frisse moed aanbreekt om plannen uit te werken. In alle gevallen kun jij voor verandering zorgen. Daar heb je maar 90 dagen voor nodig.

En nu? Wil jij ook werken met een roadmap voor de komende drie maanden? Op 27 augustus organiseer ik een live event om samen aan de slag te gaan. Je loopt letterlijk met de roadmap onder je arm weer naar buiten! Zo concreet heb je je eigen taken nog niet eerder op papier gezien.

KLIK HIER VOOR MEER INFORMATIE OVER DE LIVE DAG!